Bewirtungsrechnung richtig schreiben

Geschäftsessen

Laden Unternehmer zu einem Geschäftsessen ein, sollte unter anderem die steuerliche Absetzbarkeit der Aufwendungen gewährleistet sein. Hoteliers und Gastronomen sind hierzu gehalten, entsprechende steuerliche Bewirtungsrechnungen auszustellen. Eine solche Bewirtungsrechnung des Gastwirts ist zwingende Voraussetzung dafür, dass bei einer Bewirtung von Geschäftsfreunden 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden können (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 3 des Einkommensteuergesetzes – EStG). Ein Eigenbeleg des Unternehmers genügt nicht (BFH vom 18.4.2012, X R 57/09 und X R 58/09).

Erforderliche Angaben

Eine Bewirtungsrechnung muss folgende Angaben enthalten: den Ort, den Tag, die Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Bewirtungsrechnungen mit einem Bruttobetrag von mehr als € 150,00 muss der Gastronom an den bewirtenden Unternehmer (also an seinen Gast) adressieren. Wurde Letzteres vom Gastwirt vergessen, sind in der Praxis unter anderem folgende formelle „Heilungsversuche“ üblich: Der bewirtende Unternehmer (Chef) wird als Teilnehmer der Bewirtung auf der Rückseite der Rechnung aufgeführt. Dies genügt aber ebenso wenig den formalen Voraussetzungen, wie der Nachweis der Zahlung mittels Kreditkarte. Fehlt die Angabe des bewirtenden Unternehmers auf der Rechnung, kann dies nachgeholt werden. Die Ergänzung auf der Rechnung muss aber durch den Gastwirt/Hotelier erfolgen. Letzteres ist auch entsprechend kenntlich zu machen. Schreibt der bewirtende Unternehmer seinen Namen und seine Adresse selbst drauf, heilt dies nicht den Formfehler.

Vorsteuerabzug

Die Angabe des bewirtenden Unternehmers auf einer Rechnung von mehr als € 150,00 brutto ist auch wegen des Vorsteuerabzugs erforderlich. Der Vorsteuerabzug ist übrigens, im Gegensatz zu dem nur 70%igen Betriebsausgabenabzug, in vollem Umfang möglich.

Stand: 29. März 2017